MMCGumas – Kuala Kurun – 16 Juni 2025 – Pemerintah Kabupaten Gunung Mas melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursasip) menggelar Rapat Pengawasan Kearsipan Tahun 2025, yang bertujuan untuk memperkuat komitmen seluruh perangkat daerah dalam penyelenggaraan kearsipan yang sesuai regulasi nasional dan daerah.
Mewakili Bupati Gunung Mas, Asisten III Sekretariat Daerah Letus Guntur menegaskan pentingnya kesadaran kolektif seluruh elemen birokrasi terhadap pengelolaan arsip sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten Gunung Mas.
“Melalui entry meeting ini, kita ingin menyatukan pemahaman dan meningkatkan keseriusan seluruh perangkat daerah dalam pengelolaan arsip yang baik dan benar. Penataan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip harus dilakukan berdasarkan ketentuan yang berlaku agar hasil pengawasan kearsipan internal dapat meningkat dari sebelumnya,” ujar Letus Guntur dalam sambutannya.
Ia juga mengimbau seluruh Perangkat Daerah untuk menjalin komunikasi aktif dengan Tim Pengawasan Kearsipan, khususnya dalam hal pemenuhan bukti dukung yang menjadi indikator dalam proses audit.
“Setiap Jabatan Fungsional Tertentu (JFT) Arsiparis harus konsisten dan berkomitmen menjalankan tugas pokok dan fungsi sesuai regulasi agar pengelolaan kearsipan dapat berjalan optimal,” tambahnya.
Kepala Dispursasip Gunung Mas selaku Ketua Panitia, Maria Efianti, menjelaskan bahwa kegiatan ini dirancang untuk membangun komitmen penyelenggaraan kearsipan secara menyeluruh di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunung Mas.
“Tujuan kegiatan ini adalah untuk memberikan pemahaman tentang tata kelola kearsipan yang baik sesuai dengan regulasi, sehingga arsip dapat menjadi sumber informasi yang akurat, efektif, dan transparan, terutama dalam mendukung pelayanan publik,” jelasnya.
Adapun sasaran pengawasan kearsipan internal tahun 2025 meliputi 27 Perangkat Daerah, masing-masing terdiri dari unit kearsipan dan unit pengolah. Penilaian akan dilakukan melalui form ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal) serta verifikasi pemenuhan bukti dukung oleh tim audit.
Komponen utama penilaian mencakup, Penciptaan arsip (ketaatan terhadap tata naskah dinas), Penggunaan arsip (sistem klasifikasi dan keamanan arsip dinamis), Pemeliharaan arsip (penggunaan kode klasifikasi arsip), Penyusutan arsip (berdasarkan Jadwal Retensi Arsip), Ketersediaan dan kompetensi SDM arsiparis dan Sarana dan prasarana kearsipan, seperti record center, filing cabinet, rak arsip, box arsip, CCTV, pendingin ruangan, folder, dan guide arsip.
Kegiatan ini menjadi langkah strategis dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang profesional, akuntabel, dan sesuai standar nasional, sekaligus memperkuat sistem administrasi pemerintahan di Kabupaten Gunung Mas.
