MMCGumas – Kuala Kurun – Sekretaris Daerah Kabupaten Gunung Mas, Richard, melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip di lingkungan Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Kabupaten Gunung Mas, Selasa (23/12/2025).
Kegiatan pemusnahan arsip tersebut dihadiri oleh Inspektur Kabupaten Gunung Mas, Kepala Badan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gunung Mas, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunung Mas, Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Gunung Mas, Sekretaris BKAD, seluruh Kepala Bidang pada BKAD Kabupaten Gunung Mas, serta Tim Pemusnahan Arsip BKAD Kabupaten Gunung Mas.
“Dalam pelaksanaannya, arsip sebagai rekaman informasi atas berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah mengalami penambahan volume seiring meningkatnya tugas dan fungsi organisasi. Semakin kompleks tugas suatu instansi, maka semakin besar pula jumlah arsip yang tercipta dan harus dikelola secara profesional,” ucap Richard
“Peningkatan volume arsip tersebut membawa konsekuensi terhadap kebutuhan ruang penyimpanan, sarana kearsipan, waktu, biaya, serta tenaga pengelola arsip. Selain itu, jumlah arsip yang terus bertambah juga dapat memengaruhi kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip apabila tidak dilakukan pengelolaan secara tertib dan sistematis,” lanjutnya.
Berdasarkan nilai gunanya, arsip dinamis terbagi atas arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang masih digunakan secara langsung dan terus-menerus dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
Sementara itu, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan tidak lagi digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran.
Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya inefisiensi dan pemborosan, setiap pencipta arsip wajib melaksanakan pemusnahan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
“Pemusnahan arsip menjadi salah satu upaya untuk mengurangi volume arsip, sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan instansi pemerintah.
Selain itu, pemusnahan arsip juga bertujuan menjaga keamanan informasi serta kerahasiaan data yang terkandung di dalam arsip agar tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab,” terangnya.
Pada kesempatan yang sama, Kepala Badan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gunung Mas, Hardeman, dalam laporannya menyampaikan bahwa proses pemusnahan arsip telah melalui tahapan yang panjang dan dilakukan secara cermat serta teliti. Tahapan tersebut meliputi inventarisasi arsip, penilaian arsip, hingga konsultasi dan koordinasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunung Mas selaku Lembaga Kearsipan Daerah.
Selain itu, pihak BKAD juga telah berkoordinasi dan memperoleh persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), guna memastikan bahwa arsip yang dimusnahkan benar-benar merupakan arsip inaktif yang telah habis masa retensinya serta tidak memiliki nilai guna primer maupun sekunder.
“Tujuan utama pelaksanaan pemusnahan arsip ini adalah untuk mengendalikan volume arsip yang terus meningkat, meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan kearsipan, menjaga keamanan informasi, serta mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) melalui penyelenggaraan kearsipan yang akuntabel dan transparan,” terangnya.
Dirinya berharap pengelolaan kearsipan di lingkungan Badan Keuangan dan Aset Daerah, serta seluruh perangkat daerah di Kabupaten Gunung Mas, dapat terus ditingkatkan guna mendukung pengelolaan keuangan dan aset daerah yang semakin tertib, profesional, dan akuntabel.
